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Como organizar um Coffee Break – 5 dicas para evitar problemas

19/04/2016 | Coffee Break
Como organizar um Coffee Break – 5 dicas para evitar problemas

Saber como organizar um coffee break é parte essencial do planejamento de qualquer evento, pois ele é um dos momentos mais esperados pelos participantes. É a pausa na qual haverá maior interação e troca de contatos, além da alimentação, portanto deve receber muita atenção por conta do responsável.

Afinal, quando se trata de um evento corporativo, é sempre preciso muito cuidado e até mesmo a contratação de empresas terceirizadas, mas também existe a parte do trabalho que fica a cargo do próprio contratante, sendo uma delas o momento do lanche. Por isso, é importante saber o passo a passo que envolve cada momento e colocar a mão na massa para que tudo saia como planejado.

No que diz respeito ao coffee break, nós te damos algumas dicas de organização. Confira:

1- Escolha o cardápio de acordo com o horário

Escolha o cardápio de acordo com o horário

Como falamos em nosso post sobre cardápios de coffee break criativos, é importante definir o horário do coffee break para saber o que deve ser servido, afinal, itens de café da manhã não combinam com uma pausa feita na parte da tarde. Para não ter erro, além de pedir auxílio para a empresa contratada, basta seguir essas regrinhas:


  • Para pausas entre 7h e 9h: servir pão de queijo, cereais, iogurte e o que mais for típico de café da manhã.
  • Para pausas entre 9h e 11h30: já é possível servir comidinhas com “cara de almoço” e que sejam mais pesados, como salgados.
  • Para pausas das 15h em diante: esse é o famoso horário do café da tarde, então as opções salgadas, como sanduíches, e as doces, como bolos, são bem-vindas.

Já os coffee breaks noturnos podem perfeitamente adquirir uma pegada de coquetel, incluindo até mesmo bebida alcoólica para agradar os participantes.

2- Leve o público em consideração:

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A quantidade de pessoas e as características das mesmas influenciam diretamente no coffee break. Para a empresa contratada é fundamental ter essa informação para responder a perguntas como quantos pratos devem ser levados e quantos de cada item devem ser dispostos na mesa, ou quantas reposições devem ser feitas. Lembrando que o tempo de duração dessa pausa também é influenciado pela quantidade de pessoas:


  • 20 pessoas ou menos: não precisa passar de 15 minutos;
  • de 30 à 50 pessoas: reservar de 20 a 30 minutos pode ser o ideal;
  • Públicos grandes, com mais de 100 pessoas: precisa de um tempo maior para que todos possam aproveitar o coffee break. Nesses casos, é comum chegar a 45 minutos ou 1 hora, mas cada caso é um caso.

O “tipo” de público, por sua vez, influencia no cardápio escolhido, uma vez que o evento pode ser realizado para adolescentes, ou com tema de alimentação saudável, por exemplo. Nesse caso, é possível sim soltar a imaginação e manter o conceito até mesmo na hora de comer.

3- Opte por um local apropriado e equipado:

Opte por um local apropriado e equipado

O mais indicado é que o coffee break seja realizado o mais próximo possível de onde seus convidados ficarão, para evitar que percam muito tempo se deslocando. Porém, vale ressaltar que a ideia não é apenas fazer uma pausa para se alimentar e recarregar as energias, mas também para interagir com os outros participantes, o que combina mais com locais não muito amplos e que permitam proximidade entre as pessoas.

Outro ponto importante a avaliar no local escolhido são os equipamentos dos quais dispõe para a realização de um coffee break. Geladeira, forno e mesas normalmente não são por conta da empresa contratada e fazem, sim, toda a diferença, não é mesmo? Assim como uma toalha limpinha, flores e o que mais a imaginação permitir para deixar tudo impecável.

4- Contrate uma empresa confiável:

Contrate uma empresa confiável

Por fim, e não menos importante, vem a dica principal de como organizar um coffee break: contrate uma empresa capacitada. Confira o site e redes sociais para ver quais trabalhos ela já realizou, veja se há reclamações por parte de clientes e entre em contato para sentir como é o atendimento.

Uma boa empresa não só faz uma boa entrega e organização, mas também tira todas as suas dúvidas, aceita suas sugestões e dá dicas de como realizar tudo como esperado.

Muitas outras dicas podem ser citadas aqui, mas essas são as principais a serem levadas em consideração independentemente do tipo de coffee break que sua empresa precise.

5- Fica atento à etiqueta para os participantes…

Por mais que seja o momento mais descontraído do evento, existem algumas regrinhas que devem ser seguidas para que todos possam aproveitar ao máximo e sair com uma boa lembrança no final. Mesmo sendo impossível solicitar que todos os participantes tenham o mesmo comportamento, o que pode até mesmo ser chato, é válido dar algumas dicas para a equipe interna, para que seja o exemplo dos demais:


  • É APENAS UM LANCHINHO: os itens servidos normalmente são precisamente calculados de acordo com o número de participantes, com 3 salgados para cada um, por exemplo. Obviamente isso não é informado abertamente, mas vai do bom senso de cada um saber que não se trata de “encher a barriga”, mas sim de fazer um lanche rápido;
  • CIRCULAÇÃO É O PRINCIPAL: não somente para interagir com as outras pessoas e trocar cartões de visitas, mas também para não atrapalhar quem está tentando chegar até a mesma. Reforçando a dica acima: não se trata de comer à vontade, portanto ficar encostado na mesa o tempo todo não é aconselhável;
  • O HORÁRIO DEVE SER RESPEITADO: pode até bater aquela vontade de esperar todo mundo comer e voltar à programação do evento para aproveitar o que sobrou nas mesas, mas além de inconveniente essa atitude irá atrasar as atividades. Afinal, tudo foi cuidadosamente pensado com base em horários específicos e contando com a participação de todos, por isso uma única pessoa que se atrasa pode, sim, ser um incômodo para os demais. Vale ressaltar que retornar com os demais com os bolsos ou bolsa repletos de docinhos e salgadinhos é igualmente desaconselhável.

Viu só como organizar um coffe break requer pensar em diversos detalhes? Por isso, reforçamos a dica de contratar empresas capacitadas para dar todo o auxílio possível. Caso queira uma ajuda com o cardápio, conheça nossas opções de coffee break e peça uma ajuda sem compromisso ^^

Se tiver alguma outra dica, dúvida ou observação para agregar aos nossos leitores, comente abaixo que te responderemos com o maior prazer =)

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