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Checklist para Eventos Corporativos: os principais itens para o sucesso do seu evento

02/04/2018 | Blog, Buffet Corporativo
Checklist para Eventos Corporativos

A Arte Inventos Gastronomia dá 5 dicas importantes para realização de um Checklist para Eventos Corporativos!

Para começar, dividimos nosso checklist nas 8 categoriais principais e fundamentais para realização de seu evento.

  1. Budget
  2. Local, data, horário e formato do evento
  3. Convite
  4. Fornecedores, principalmente de Alimentos e Bebidas
  5. Pós evento

1. Defina um budget por pessoa para trabalhar o seu evento

Dentro do checklist para eventos corporativos, quando o assunto é “budget”, o mesmo requer uma atenção muito especial pois, ele determinará todas as decisões que você deve tomar ou não com relação as ações pretendidas para seu evento.

Respeite sempre o budget e mostre responsabilidade, organização, criatividade e sobretudo garanta a saúde financeira de seus projetos.

2. Local, data, horário e formato do evento

Depois de defindos a data e horário do evento, se atente nos mínimos detalhes na escolha e estrutura do local assim como tudo ao seu entorno, como:

  • Dimensionamento do evento
  • Definição do formato do evento, gratuito ou cobrado
  • Lista de locais compatíveis com o dimensionamento e formato do evento
  • Realização de visita técnica aos locais selecionados, para verificar
    • Acessos e localidade geográfica
    • Limpeza e arrumação geral do local
    • Valet e estacionamento
    • Iluminação (quadro de luz) e tomadas
    • Banheiros
    • Mobiliário disponível
    • Espaço de copa ou cozinha assim como eletrodomésticos
    • Estoque ou espaço para armazenamento de materiais
    • Refrigeração do local
    • Acesso e horários para montagem e desmontagem do evento
  • Avaliação de prós e contras de cada um dos locais visitados
  • Definição do local para realização do evento
  • Contratação do espaço

3. Convite

O sucesso de qualquer acontecimento e checklist para eventos corporativos começa pelo convite. Ele é sua primeira chance de despertar o interesse de seus convidados e deixá-los contando os dias para a realização de seu evento. É, também, a oportunidade de demonstrar que a presença deles é muito especial e de conquistar, logo de cara, o seu público.

O convite deve ter o estilo de quem convida e o que será adotado para o restante do evento. Sendo assim, abre-se espaço para a personalização e diversas variações de tamanho, linguagem, formato, direção de arte e muito mais. Os pontos mais importantes a serem informados no convite são, o nome do anfitrião, nome do convidado, tipo de evento (formal ou informal), hora, data, local, agenda e “dress code” , se houver. Você também deve informar se o convite é intransferível, se o convidado pode levar acompanhantes e se é necessário confirmar presença previamente.

4. Fornecedores, principalmente de Alimentos e Bebidas

A lista de fornecedores no checklist para eventos corporativos é determinante para seguir o budget definido e também a qualidade na execução em cada área.

De acordo com nossa experiência, tem uma coisa que não pode faltar em evento, por mais simples que seja o item mais percebido pelos convidados sempre são alimentos e bebidas, abaixo algumas sugestões de como tratar o tema.

  • Valor a se gastar por pessoa
  • Definir o cardápio (alimentos e bebidas) do evento, considerando:
    • Formato do serviço
    • Lista de fornecedores compatíveis com o cardápio do evento
    • Realização degustação dos pratos dos fornecedores selecionados
    • Definição do fornecedor de alimentos e bebidas do evento, dê preferência para aquele que possue experiencia e todos os serviços necessaries para seu evento
    • Peça sugestões, cases já realizados e visite seu site e redes sociais para conferir seu conteudo.

5. Pós Evento

Após realização do evento é sempre muito simpático e importante que seja realizado algumas ações de agradecimento como:

  • Agradecimento aos participantes do evento, por e-mail, mala direta e ou até fisico;
  • Envio de pesquisa de satisfação aos participantes;
  • Agradecimento aos patrocinadores e apoiadores, caso tenha;
  • Agradecimento aos colaboradores/equipe de apoio e envolvidos na organização e realização do evento;
  • Envio de prestação de contas aos patrocinadores do evento, caso tenha
  • Envio de relatório final aos envolvidos no projeto;
  • Disparo de material de divulgação pós-evento – fotos e videos, principalmente em redes sociais da empresa
  • Clipping de materiais divulgados na imprensa, caso tenha.

Acreditamos que com estas dicas você já poderá realizar montar seu checklist para eventos corporativos e realizar um grande projeto

Para esclarecer dúvidas e receber mais informações sobre Buffet para eventos corporativos, por favor, enviar e-mail para contato@arteinventos.com.br ou click aqui e solicite uma proposta sem compromisso.

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